MUỐN SỰ KIỆN THÀNH CÔNG, BẠN PHẢI CHUẨN BỊ THẬT CHUYÊN NGHIỆP

Muốn sự kiện thành công rực rỡ và đem đến những màn ánh sáng mãn nhãn cho quý khách hàng của bạn, bạn phải chuẩn bị thật công phu và chi tiết. Làm sự kiện cần sự cầu toàn và hoàn hảo. Bộ phận tổ chức sự kiện chuẩn bị như thế nào? Chuẩn bị nhân sự sự kiện Nhân sự là một yếu tố quan trọng, lấy ví dụ điển hình như sự kiện mà Vietsea tổ chức “Hội nghị khách hàng Sunhouse 2018”, Vietsea không chỉ điều phối ekip nhân sự chính thức ở công ty mà phối hợp và cộng tác cùng với sự kiện bên khác. Nhân sự sự kiện phải đảm bảo và điều phối tại các vị trí, tiếp nhận thông tin và chạy chương trình khớp nhất. Nhân sự sự kiện phải ăn mặc gọn gàng cũng như chuẩn bị đầy đủ bộ đàm, phối hợp nhanh tay và nhanh mắt trong các tình huống. Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng Đối với một sự kiện, âm thanh và set up ánh sáng chi tiết nhất. Hệ thống khung giàn sân khấu cần được dựng chắc chắn, cân xứng và đảm bảo hạn chế rủi ro nhỏ nhất sập sân khấu. + Hệ thống đèn chiếu được cài đặt và kiểm tra ánh sáng trước khi set up. Sân khấu, bàn ghế cần sắp xếp váy quây cũng như xếp ngay ngắn. + Hệ thống micro, đường truyền điện, dàn loa cần được kiểm tra trước khi diễn ra sự kiện. Ngoài ra nếu những màn biểu diễn có sử dụng những dây đu và hệ thống dây an toàn cần chú ý. Nếu trong trường hợp có sự rủi ro về sân khấu hay trong quá trình chạy chương trình, sự kiện; cần giải quyết và xử lý ngay. Chuẩn bị đồ đạc xử lý tình huống sự kiện ngoài trời Để sự kiện thành công trọn vẹn, Vietsea cũng dự phòng một số tình huống khi làm sự kiện ngoài trời. Phông bạt và ô dù cũng như hệ thống che chắn dàn âm thanh, loa đài, sân khấu cần được chuẩn bị trước. Ví dụ thực tế, Vietsea đã thực hiện tổ chức Hội thao Ngân hàng Liên Việt, sân khấu set up từ trước; tuy nhiên trước giờ diễn ra sự kiện, trời đổ mưa, ekip nhanh chóng và phải xử lý nhanh, tránh rủi ro ảnh hưởng sự kiện. Khi tổ chức sự kiện gặp thời tiết không ủng hộ, bạn nên chú ý đến thiết bị, tránh trục trặc và không sử dụng được. Ngoài ra, tinh thần và sự phối hợp đồng đội của cả ekip có vai trò quyết định quan trọng.