PHẢN ỨNG THẾ NÀO KHI SỰ KIỆN BẤT CHỢT MƯA PHÙN?

Sự kiện ngoài trời có nhiều lợi thế và một số sự kiện đặc thù tổ chức ngoài trời. Một số chương trình sự kiện ngoài trời như hội thao, các giải đấu, các cuộc thi liên quan tới thể thao... Sự kiện ngoài trời được lựa chọn với đặc điểm: quy mô lớn và có thể set up các thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng như bàn ghế, sân khấu, backrop… Nhưng bên cạnh đó, sự kiện ngoài trời đối mặt với nhiều rủi ro, đặc biệt thời tiết, khí hậu bất chợt. Là một nhà tổ chức sự kiện, trong trường hợp thời tiết diễn biến xấu bất ngờ, bạn sẽ xử lý và phản ứng với tình huống này như thế nào?

Thời tiết diễn biến thất thường và đặc điểm của khí hậu Việt Nam vào dịp chớm hè thất thường. Cá nhân cũng đơn vị tổ chức sự kiện phải chuẩn bị phương án cũng như nhân sự kịp thời ứng phó với các trường hợp như thế này.

Tình huống: Ban tổ chức cũng như bạn đã set up sân khấu, toàn bộ chương trình từ hôm trước đó. Đúng gần giờ tổ chức, bỗng trời mưa phùn không thể thu xếp cũng như không thể điều phối nhân sự được? Trong trường hợp này bạn nên xử lý như thế nào?

Với tình huống này, Vietsea sẽ chia sẻ cách thức xử lý và đối phó khẩn cấp nhất.

Xử lý tình huống:

- Một số sự kiện mà Vietsea đã xử lý tình huống rất nhanh. Nếu như sự kiện đã được set up sân khấu trước, set up các hàng ghế cũng như set up đầy đủ bộ phận, thiết bị hay âm thanh, ánh sáng; nếu set up từ chiều hôm trước ngay cả khi thời tiết dự báo tốt đẹp thì cũng nên che chắn, tránh sương xuống.

- Một số sự kiện có dự phòng phông bạt hay ô dù che cần được kéo ngay sau khi có mưa nhỏ trút xuống.

- Đặc biệt đối với các thiết bị âm thanh, ánh sáng cần có sự chủ động trước, tránh các hiện tượng chập điện, cháy thiết bị. Sắp xếp và bố trí thiết bị ở 1 vị trí cố định kèm theo những mái hiên che.

- Cung cấp nhân sự và điều phối nhân sự là điều không thể thiếu với các sự kiện này. Một số đơn vị sự kiện thiếu trầm trọng nhân sự nên không thể thu xếp được các thiết bị nhanh chóng vào vị trí ổn định và an toàn.

- Sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị áo mưa và ô dù, khi thời tiết không ủng hộ, bạn có thể xử lý nhanh chóng.

Với tình huống này, hi vọng các bạn có thêm kinh nghiệm cũng như cẩm nang xử lý tình huống khi tổ chức sự kiện.