Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm nhiều công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau như: chi phí, luật pháp, văn hóa, kĩ thuật- công nghệ…Vì vậy, muốn xây dựng event thành công cần một quy trình tổ chức sự kiện cụ thể và phân công công việc đến từng người trong nhóm.

Nội dung công việc trước sự kiện

1. Chủ để sự kiện:

Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền, quan điểm và năng lực cá nhân của người… Vì vậy, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho phù hợp với các khía cạnh đó. Ý tưởng phải thuộc sở hữu trí tuệ của những người làm nghề và không sao chép. Tuy được phép kế thừa và học hỏi trong các chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên. Vì điều đó khiến cho khách hàng thấy được sự bất lực của bạn và bạn khó có thể hợp tác với họ trong những chương trình sắp tới.

2. Kịch bản chương trình:

Thực chất kịch bản là những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy. Khâu này quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình  sẽ được gửi đến khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là hồ sơ dự thầu của đơn vị bạn. Vì vậy, mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kĩ càng nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình.

Quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản event đó chính là tạo sự khác biệt so với các đối thủ khác. Nội dung sáng tạo trong khi giá thành rẻ là tiêu chí quan tọng giúp cho đơn vị của bạn giành được chiến thắng.

3. Phân công công việc:

Một người sẽ không thể tự mình xây dựng được cả một sự kiện. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp về chuyên môn của nhiều ngành nghề khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kĩ thuật (lắp ráp nhà giàn, điều khiển âm thanh, ánh sáng), quản lý (tổ chức sự kiện), kế toán (kí và thanh lý hợp đồng)… Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất. Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set-up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều cần lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đốc thúc, nhắc nhở nếu thấy cần thiết.

Nội dung công việc trong sự kiện

1. Thực hiện kế hoạch:

Dựa vào bảng phân công trước đó, các bộ phận sẽ bắt tay vào khâu thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch sẵn có. Mọi công việc sẽ được diễn ra dựa trên sự giám sát chặt chẽ của các trưởng bộ phận và trưởng ban tổ chức chương trình. Trong quá trình thực thi, nếu có bất kì vấn đề gì trong khâu tổ chức, các phòng ban nhanh chóng báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời. Tránh việc chậm trễ hoặc tự ý xử lí khiến cho công việc cả nhóm bị ảnh hưởng.

2. Tổ chức event:

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo công việc được phân công trước đó. Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành tốt phần việc của mình. Tất cả mọi khâu tổ chức đều đóng vai trò quan trọng như nhau và góp phần vào thành công chung của sự kiện. Khi có phát sinh bất cứ vấn đề gì, cả nhóm sẽ cùng nhau ngồi lại và lên phương án cụ thể để giải quyết một cách nhanh nhất.

Trong quá trình sự kiện diễn ra, trưởng ban tổ chức phải luôn có mặt và giám sát mọi công việc. Các khâu cũng cần tuần theo sự phân công của trưởng ban tổ chức để chương trình diễn ra được trôi chảy.

Nội dung công việc sau sự kiện:

1. Thu dọn đồ đạc, trả lại mặt bằng:

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình sẽ tiến hành thu dọn các vật dụng để mang về kho và trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện. Những rác thải trong quá trình sự kiện diễn ra cũng sẽ được dọn dẹp sạch sẽ.

Việc thanh toán hợp đồng cũng được diễn ra sau khi chương trình kết thúc. Nếu không có sai sót nào xảy ra, phía bên A sẽ tiến hành thanh toán tiền cho bên công ty tổ chức sự kiện. Những hình ảnh, clip ban tổ chức ghi lại trong sự kiện cũng sẽ được gửi cho bên A để họ lưu lại tư liệu.

2. Rút kinh nghiệm chương trình:

Khi event kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại tất cả công việc của mình, bao gồm cả những việc làm được và những thiếu sót nhằm rút kinh nghiệm cho chương trình lần sau.

Công việc tổ chức event tưởng chường như đơn giản nhưng hoàn toàn không dễ chút nào. Để có một chương trình thành công và mang đến cho khách hàng sự hài lòng là cả một quá trình chuẩn bị rất công phu của ekip sản xuất. Chỉ có lòng yêu nghề, sự tâm huyết mới giúp những con người ấy bám trụ và hết lòng khi tổ chức các event. Và đó cũng chính là bí quyết để họ gặt hái được các thành công cho riêng mình.

Công ty Cổ phần Quốc tế Vietsea Địa chỉ: Số 3 ngõ 59 Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 09.8888.0526 Website: www.vietsea.asia