20 GẠCH ĐẦU DÒNG CẦN LƯU Ý KHI LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TEAMBUILDING

Đối với hàng nghìn doanh nghiệp hiện nay thì việc quản lý nhân sự luôn là vấn đề nóng, làm sao để doanh nghiệp ổn định và xây dựng được văn hóa doanh nghiệp vững mạnh nhất. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng quản trị nhân sự tốt nhất. Làm cách nào để xây dựng một môi trường doanh nghiệp vững mạnh, cùng phát triển?

Giải pháp thành công của doanh nghiệp là tổ chức các hoạt động teambuilding. Hoạt động teambuilding mà Vietsea trực tiếp triển khai cho hàng ngàn doanh nghiệp mỗi năm đã giải quyết được bài toán quản trị văn hóa doanh nghiệp.

[caption id="attachment_26026" align="aligncenter" width="1024"]

Kế hoạc tổ chức chương trình teambuilding[/caption]

Vậy teambuilding là gì? Tổ chức teambuilding cần xác định mục tiêu và lên kế hoạch như thế nào để hiệu quả? 20 gạch dầu dòng hữu ích dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán của mình.

Tổ chức teambuilding là gì?

Tổ chức teambuilding được phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam trong những năm gần đây. Teambuilding là một hoạt động ngoại khóa tổ chức với ý nghĩa xây dựng tinh thần đồng đội, xây dựng tinh thần tập thể cho doanh nghiệp, từ đó cá nhân trong doanh nghiệp tăng cường sự kết nối và hợp tác trong công việc cũng như các hoạt động văn hóa của doanh nghiệp.

Và để xây dựng chương trình teambuilding chất lượng, hiệu quả nhất, hãy đọc 20 gạch đầu dòng cần lưu ý của Vietsea nhé.

1. Kế hoạch tổ chức teambuilding cần xác định mục tiêu 

Với mỗi doanh nghiệp khác nhau, mục tiêu tổ chức teambuilding của doanh nghiệp khác nhau. Mục tiêu tổ chức teambuilding của doanh nghiệp là xây dựng văn hóa doanh nghiệp phát triển hơn hay giải quyết nội bộ lục đục. Mục tiêu của doanh nghiệp được xác định khác nhau để từ đó xây dựng nội dung chương trình teambuilding khác nhau.

• Bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch tổ chức teambuilding là xác định rõ mục tiêu tổ chức teambuilding.

2. Xác định nội dung chương trình teambuilding

Trong kế hoạch tổ chức teambuilding thì giai ddonanj xây dựng nội dung chương trình teambuilding. Nội dung chương trình teambuilding cần đảm bảo hạng mục chi tiết sau.

2.1 Thiết kế ấn phẩm, slogan chương trình

Chương trình teambuilding được quảng bá bước đầu tiên phải được xây dựng ý tưởng sáng tạo, slogan, lắp ghép và đưa ra thông điệp, slogan phù hợp với đúng mục tiêu.

[caption id="attachment_26027" align="aligncenter" width="1024"]

Kế hoạc tổ chức chương trình teambuilding[/caption]

2.2. Xác định chiến dịch truyền thông

Chiến dịch truyền thông được thực hiện trước- trong và sau chương trình.

Chiến dịch truyền thông lựa chọn các kênh nào thực hiện? Chiến dịch truyền thông cần sử dụng ấn phẩm thiết kế, nội dung, thông cáo như thế nào?

Chiến dịch truyền thông nội bộ và chiến dịch truyền thông từ nhà tổ chức được tổ chức như thế nào?

2.3 Xác định đối tượng tham gia chương trình teambuilding

Đối tượng tham gia chương trình teambuilding ở độ tuổi nào, làm ngành nghề gì, tâm lý của họ như thế nào? Nhu cầu mong muốn của họ đối với chương trình này là gì?

Việc trả lời các câu hỏi để đưa ra những ý kiến tối ưu để xây dựng mục tiêu thống nhất nhất cho chương trình.

2.4 Xác định số lượng tham gia chương trình teambuilding

Số lượng thành viên tham dự chương trình sẽ cung cấp đầy đủ khâu thực hiện chi tiết như chia đội tham gia trò chơi, liên quan dịch vụ ăn uống, lưu trú và dịch vụ vận chuyển.

3. Xác định thời gian tổ chức chương trình teambuilding

Thời gian tổ chức chương trình teambuilding giúp đơn vị tổ chức cũng như doanh nghiệp tham gia có thể sắp xếp nhân sự, chuẩn bị hệ thống gametools và đặt dịch vụ bổ sung kèm theo. Đặc biệt xác định thời gian tổ chức để lên kế hoạch tổ chức cũng như xây dựng ngân sách chương trình.

4. Xác định địa điểm tổ chức chương trình teambuilding

Địa điểm tổ chức chương trình teambuilding đảm bảo đầy đủ yêu cầu sau:

• Diện tích địa điểm đảm bảo cho số lượng người tham gia
• Địa điểm tổ chức được quý khách hàng yêu thích
• Cự ly di chuyển tới địa điểm tổ chức teambuilding phù hợp
• Chi phí thuê địa điểm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp

5. Xác định ngân sách nằm trong những yêu cầu đầu tiên của kế hoạch tổ chức teambuilding

Ngân sách, chi phí đảm bảo đầy đủ cho các dịch vụ sau:

• Dịch vụ thuê đơn vị tổ chức
• Dịch vụ ăn uống
• Dịch vụ lưu trú
• Dịch vụ di chuyển
• Dịch vụ thuê hướng dẫn viên, MC, dịch vụ thuê sân bãi….

Ngoài ra chưa tính những chi phí phát sinh trong hành trình di chuyển.

6. Xác định truyền thông chương trình teambuilding

Truyền thông trước chương trình: Cần có nội dung và yêu cầu gì

Truyền thông trong chương trình: Chương trình đang diễn ra, có những hoạt động gì nổi bật

Truyền thông sau chương trình: hệ thống kho ảnh, video

[caption id="attachment_26029" align="aligncenter" width="1024"]

Kế hoạc tổ chức chương trình teambuilding[/caption]

Cách thức truyền thông cho từng giai đoạn được triển khai như thế nào? Thời gian và kế hoạch xây dựng nội dung được xác định ra sao?

7. Xác định phương tiện di chuyển trong kế hoạch tổ chức teambuilding

Xác định phương tiện di chuyển trong chương trình teambuilding đáp ứng đầy đủ yêu cầu sau:

• Phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu của quý khách hàng
• Phương tiện vận chuyển phù hợp với chi phí, ngân sách
• Phương tiện vận chuyển thuận tiện cho việc đón đưa và phù hợp với lịch trình

Phương tiện vận chuyển cần lên kế hoạch trước để có sự sắp xếp và chuẩn bị tránh trường hợp không đặt được phương tiện.

8. Xác định dịch vụ lưu trú trước khi hành trình diễn ra

Số lượng thành viên tham dự chương trình teambuilding sẽ tương ứng với bao nhiêu phòng. Loại phòng có mức giá như thế nào? Loại phòng nào dành cho lãnh đạo, loại phòng nào dành cho nhân viên?.....

Dịch vụ lưu trú đảm bảo ngay cả khi trong thời gian cao điểm và dịp cuối tuần. Một số điểm lưu trú sẽ tính phụ thu dịp cuối tuần vì vậy cũng cần lưu ý ngân sách chương trình.

9. Xác định chất lượng và chi phí dịch vụ ăn uống

Dịch vụ ăn uống có vai trò quan trọng trong hành trình đi. Dịch vụ ăn uống được lên thực đơn và được thống kê số lượng bữa ăn. Đơn vị tổ chức cần chủ động trong việc kiểm tra chất lượng dịch vụ ăn uống để có những giải pháp và phương án cho những hành trình sau.

10. Xây dựng timeline chương trình

Timeline chương trình có vai trò quan trọng trong việc xác định được công việc, thời gian và tiến độ của chương trình, những nội dung hạng mục nào cần hoàn thành, ai quản lý và dám sát hạng mục nội dung này.

Xây dựng timeline chương trình thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ chương trình hoàn thành tới đâu và những nội dung nào cần hoàn thành trước, cần đẩy nhanh trước.

11. Chốt kịch bản nội dung chương trình teambuilding

Kịch bản nội dung chương trình teambuilding được thống nhất thuận tiện cho việc triển khai và tổ chức, chuẩn bị hệ thống gametools cũng như sắp xếp nhân sự kèm theo cho chương trình. Các đơn vị tổ chức nên chốt kịch bản nội dung chương trình teambuilding càng sớm càng tốt để công việc tổ chức được diễn ra thuận tiện nhất.

12. Chuẩn bị hệ thống gametools và vận chuyển tới địa điểm tổ chức

Sau khi đã lên dự trù chi phí, sau khi đã chốt kịch bản nội dung trò chơi thì đơn vị tổ chức nhanh chóng chuẩn bị hệ thống gametools và sắp xếp vận chuyển tới địa điểm tổ chức.

[caption id="attachment_26030" align="aligncenter" width="1024"]

Kế hoạc tổ chức chương trình teambuilding[/caption]

Hệ thống gametools phù hợp với từng trò chơi và phù hợp với số lượng thành viên tham gia.

13. Lựa chọn trang phục chơi teambuilding

Một số doanh nghiệp, quý khách hàng muốn thiết kế cho mình những bộ đồng phục riêng cần lên kế hoạch trước. Ngoài việc tổ chức thì Vietsea có thể thiết kế mẫu áo, cung cấp những sản phẩm đồng phục phù hợp với chương trình.

[caption id="attachment_26031" align="aligncenter" width="1024"]

Kế hoạc tổ chức chương trình teambuilding[/caption]

Trang phục khuyến khích chơi teambuilding là những trang phục thể thao và tạo sự thoải mái cho người chơi. Việc in ấn và chuẩn bị đồng phục chơi teambuilding cần được chuẩn bị sớm nhất có thể.

14. Nhiệm vụ của người tổ chức

Trong timeline ở phía trên, có đề cử hạng mục nội dung của người phụ trách tuy nhiên chưa nêu rõ nhiệm vụ của người tổ chức.

Người tổ chức thực hiện những công việc gì? Thời gian như thế nào? Các hạng mục nội dung cần hoàn thành, phải chuẩn bị những gì? Tất cả đều được nêu rõ trong khung nội dung.

15. Nhiệm vụ của người tham gia

Người tham gia chương trình teambuilding ngoài chuẩn bị một tinh thần vui tươi cần chuẩn bị những vật dụng, đồ cá nhân, đảm bảo an toàn cho chuyến đi.

Bên cạnh đó, người tham dự nên chuẩn bị những dụng cụ, phụ kiện đi kèm như giày thể thao đế mềm, gang tay chống nắng, mũ đội hoặc kính râm….

16. Thuê dịch vụ chụp ảnh, quay phim , flycam

Chương trình teambuilding là dịp để lưu giữ khoảnh khắc cũng như là dịp để gắn kết, gặp gỡ các thành viên của doanh nghiệp với nhau vì thế không thể thiếu những hình ảnh được ghi lại.

Đơn vị tổ chức sẽ thuê dịch vụ chụp ảnh, quay phim và flycam kèm theo phù hợp với chi phí và mức giá của chương trình.

17. Nhận file media

File media sau khi chương trình teambuilding thực hiện xong bao gồm file hình ảnh và file video. Những tư liệu này sẽ trở thành công cụ hiệu quả để truyền thông sau này.

18. Truyền thông sau chương trình teambuilding

Hạng mục truyền thông được triển khai từ hai phía: đơn vị tham gia và đơn vị tổ chức. Những hình ảnh cũng như video là tư liệu để truyền thông trên hệ thống website, fanpage, kênh youtube của doanh nghiệp.

Những tư liệu này góp phần xây dựng hình ảnh và xây dựng văn hóa doanh nghiệp phát triển hơn, là hình ảnh đẹp tạo dấu ấn cho đối tác, khách hàng của mình trong các hoạt động.

19. Đánh giá chương trình teambuilding 

Việc đánh giá chương trình tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị tổ chức có thể tiếp tục phát triển và phát huy những mặt mạnh, khắc phục và xóa bỏ những mặt chưa tốt trong quá trình tổ chức. Đồng thời về phía đơn vị tham gia sẽ khắc phục được những điểm yếu trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình.

20. Kết thúc chương trình teambuilding

Kết thúc chương trình teambuilding, hành trình trở về an toàn và giải quyết các vấn đề về hợp đồng, dịch vụ sau chương trình.

Đơn vị tổ chức và đơn vị tham gia kiểm tra, rà soát những hạng mục và tiến hành thanh lý hợp đồng theo đúng quy định.

Với 20 gạch đầu dòng cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức teambuilding, Vietsea hi vọng đây sẽ là cẩm nang hữu ích để nhiều quý khách hàng lên kế hoạch cho chương trình của mình. Nếu như quý khách hàng muốn tổ chức một chương trình teambuilding ý nghĩa, thật vui vẻ, thật sáng tạo và thật thu hút hãy nhanh tay liên hệ với Vietsea.

Với những hạng mục của một chương trình teambuilding mà Vietsea chia sẻ, quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ trong chuyến đi.

Liên hệ hotline: 09.8888.0526