Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là hình thức được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Lợi ích của chương trình này là mang lại sự gắn bó, hiểu biết giữa khách hàng và công ty. Vậy, làm thế nào để tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả. Mời các bạn theo dõi nội dung chi tiết ở bài viết sau đây nhé!

1. Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Không chỉ với hội nghị khách hàng mà khi tổ chức bất kì sự kiện nào thì khâu lên kế hoạch cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Một kế hoạch hoàn hảo bao gồm những công việc sau:

1. Chuẩn bị trước sự kiện

Bạn phải phân việc cho từng người cụ thể trong ekip. Càng phân công rõ ràng thì bạn càng đỡ mất thời gian chuẩn bị, đồng thời có thể theo dõi tiến độ và đốc thúc khi cần. Mọi công việc phải yêu cầu thành viên trong nhóm làm thật tỉ mỉ và cẩn thận. Việc tạo thói quen làm việc nghiêm túc, yêu cầu cao sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích.

Nếu sở hữu nhiều nhân lực, bạn có thể chia theo tổ và chọn tổ trưởng để họ tự quản lí công việc tổ mình. Vì dụ như tổ set-up, tổ truyền thông, tổ hậu cần… Điều này cũng giúp bạn đỡ gánh nặng về công việc. Khi kiểm tra tiến độ, bạn chỉ cần nhận nội dung từ các tổ trưởng là có thể bao quát hết tình hình.

2. Khách mời

Khách mời trong sự kiện là những khách hàng thân thiết có nhiều đóng góp cho phát triển chung của doanh nghiệp. Khi đã lên được danh sách khách cần mời, bạn sẽ gửi giấy mời đến họ.

Thiệp mời nên thiết kế trang nhã, sang trọng và cung cấp đầy đủ thông tin về chương trình như: họ tên khách mời, chức danh (nếu có), tên sự kiện, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện, chữ kí của chủ doanh nghiệp.

Bạn cũng có thể mời kết hợp qua email và yêu cầu họ xác nhận lại về sự có mặt? Điều này giúp bạn biết được lượng người tham gia thực tế. Từ đó giúp công tác tổ chức, chuẩn bị quà tặng, bàn ghế, suất ăn được chu đáo hơn.

3. Địa điểm tổ chức

Hội nghị khách hàng thường được tổ chức tại khách sạn hoặc trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu địa điểm không ở vị trí trung tâm thì bạn nên in bản đồ chỉ đường trên thiếp mời. Những thông tin đó sẽ giúp khách hàng tìm đường dễ dàng hơn.

Nơi tổ chức cần được trang bị sân khấu, máy chiếu hoặc màn hình led để chiếu các thông tin liên quan đến sự kiện.

Bạn cũng nên sắp xếp nhân sự để trang trí hội trường và làm công tác hậu cần như treo băng rôn, khẩu hiệu chào mừng, trang trí sân khấu, bố trí khu vực đặt hoa tươi…

4. Công tác hậu cần

Công tác hậu cần rất quan trọng trong mỗi sự kiện. Một số công việc phổ biến trong hội nghị khách hàng như:

• Chuẩn bị quà cho khách hàng
• Chuẩn bị băng đĩa để ghi hình buổi lễ
• Chuẩn bị thực đơn cho buổi tiệc
• Chuẩn bị đạo cụ các trò chơi

Kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Kịch bản sự kiện và kịch bản MC phải xây dựng sớm để giao cho những người có trách nhiệm xử lí. Bạn cũng nên sắp xếp thời gian chuẩn xác để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

1. Các nội dung tổ chức

Một số nội dung tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng:

• Đón khách đến dự
• Hướng dẫn khách vào ngồi đúng nơi quy định
• Chiếu phim về các hoạt động và thành quả của doanh nghiệp đã đạt được trong thời gian hoạt động.
• Người dẫn chương trình chào hỏi khách và giới thiệu nội dung buổi lễ.
• Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu.
• Trao thưởng cho các khách hàng có thành tích xuất sắc.
• Bốc thăm trúng thưởng
• Cảm ơn khách hàng.

2. Lưu ý khi xây dựng kịch bản

• Phần phát biểu của lãnh đạo không nên kéo dài quá 8 phút.
• Quà chuẩn bị cho khách hàng cần có tính ứng dụng cao. Nên in logo và tên doanh nghiệp kèm theo trên mỗi phần quà.
• Tổ chức bốc thăm trúng thưởng nên công khai và minh bạch. Phần thưởng nên tương xứng với công sức đóng góp của khách hàng cho doanh nghiệp.
• Kết thúc chương trình nên gửi tặng khách hàng băng ghi hình và hình ảnh mà ban tổ chức đã ghi lại. Đừng quên gửi thư cảm ơn vì họ đã có mặt trong buổi lễ.

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp. Để đảm bảo thành công cho chương trình thì việc lựa chọn đơn vị tổ chức cũng là điều cần thiết.

Trong nhiều năm hoạt động, Vietsea- đơn vị tổ chức sự kiện là công ty được các khách hàng đánh giá cao về chất lượng và tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Việc xây dựng các chương trình thành công, Vietsea đã giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh rộng rãi tới đối tác và khách hàng. Công ty cam kết xây dựng sự kiện hội nghị khách hàng hoàn hảo nhất.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Cổ phần Quốc tế Vietsea Địa chỉ: Số 3 ngõ 59 Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 09.8888.0526 Website: www.vietsea.asia